Be ZEN

Produktivitás egy szinttel feljebb írta: mudlee - November 16 2014

Többször is szóba került már az írásaimban, milyen limitált az időnk. Magánéletben még csak-csak sikerül, de a munkában általában borzasztóan szervezzük a dolgainkat, pedig életünk jelentős részét bizony munkával töltjük. Akkor miért nem figyelünk jobban oda, hogy a lehető leghatékonyabban töltsük el ezt a rengeteg időt?

Én sokat foglalkoztam az elmúlt egy évben, hogy növeljem az X idő alatt elvégezhető munka mennyiségét és minőségét úgy, hogy az időráfordítást nem növelem, hanem inkább csökkentem. Szerintem ez mindenkinek az érdeke, a - normális - munkáltatót is beleértve, hogy: 1) az alkalmazott jól teljesítsen 2) a munka készen legyen 3) és emellett az alkalmazott se tegye magát tönkre (mert akkor lehet újat keresni).

Az elmúlt évek, és főleg az elmúlt év tapasztalatait szeretném egy csokorba gyűjteni, hogy ne csak nekem legyenek hasznomra. Nem mondom, hogy minden élethelyzetre és munkakörre alkalmazható, de ha a tiedre igen, akkor miért ne?
Tisztában vagyok vele, hogy azok, akik szigorúan 9-17-ig dolgoznak, ott nem az elvégzett munka számít általában, hanem az, hogy az irodában legyenek, így a lenti tippeknek sincs sok értelme. Én csak azt tudom mondani, hogy ha megvan a lehetőséged, akkor keress új helyet!

  • Amikor dolgozol, akkor dolgozz, ne csinálj mást. Egyértelműnek tűnik, holott mégsem az. Ugyanis mit csinál egy átlag irodai dolgozó munka közben? Nos, csak néhány példa: trécsel a kollégáival; Facebookozik; e-mailjeit nézegeti 10 percenként; híroldalakat olvas; stb. Ezek mind nagyon jók, de a baj velük az, hogy megszakítják a munkamenetünket, amibe utána visszaérkezni mentálisan sok idő, bármennyire is gondoljuk ezt úgy, hogy „csak ránézek _gyorsan_ a e-mailjeimre”. Ez nem így működik. Ilyenkor kiesünk a szerepkörünkből, és ahhoz, hogy visszataláljuk, és felvegyük a fonalat, hasznos időt kell elégetnünk.
    Amit sokan nem tudnak, vagy nem vesznek észre, hogy azért vannak ezek a rángatózások (amikor hirtelen felindulásból megnyitnak egy oldalt, miközben a munkájuk mélyén vannak), mert halogatunk. Van valami nehéz, amit meg kellene csinálni, de nem akarjuk. Vagy azért, mert túl nehéz, vagy azért, mert túl sok. Ezért inkább minden mással próbáljuk elütni az időnket, várva a délutáni 5 órai jelzést, amikor is kiesik a kezünkből minden, és megyünk is haza. Na de holnap ugyanaz fog ott várni...
    Ez külön megérne egy írást, hogyan ne halogassunk, de maradva ennél a pontál a tanácsom az, hogy amikor dolgozunk, akkor csak azzal foglalkozzunk. Ne beszélgessünk, na hallgassunk zenét (kivétel a klasszikusok, szerintem), ne nézzünk e-mailt, ne olvasgassunk semmi mást. Ha úgy érezzük, hogy nagyon hiányzik, akkor ütemezzük! Minden második órában 10 percet arra szánjunk - tudatosan! -, hogy megnézzük a leveleket, kedvenc oldalainkat, stb.
    Amit én csinálok: nagyjából két óránként szánok időt arra, hogy e-mailt nézzek, a saját oldalaimat megnézzem, illetve, hogy megnézzem, hogy volt-e nem fogadott hívásom (ugyanis a telefont csak akkor tartom a közelemben, ha hívást várok, vagy tudom, hogy szükség lehet rám). Ezt könnyű megtennem, mert főként otthonról dolgozok, de igazából az irodában is könnyen kivitelezhető ez, csak egy kis önkontroll kell.
  • Ne hagyjuk, hogy szétszóródjon a figyelmünk. Azt, hogy ez miért rossz, már írtam a fókusz kapcsán. Mi az, amivel ezen segíthetünk? Ne legyen nyitva e-mail kliens, ne legyen semmi más megnyitva a böngészőnkben, csak ami kell (ami nem kell, rakjuk el könyvjelzőbe), ne fusson semmilyen más alkalmazás, csak ami kell. Keressük meg továbbá az operációs rendszer beállításaiban, hogyan lehet _minden_ értesítést letiltani. Manapság mindenki kiemeli, hogy mennyire jó, ha mindent azonnal látok, hogy mi történik. Jön az értesítés, nem maradok le semmiről. Ez így egy nagyon hibás gondolkozás. Ha jön egy értesítés, az eltereli a figyelmet, megváltoztatja az addigi terveinket, és egy teljesen más helyre helyezi át a fókuszt, mint ahova mi szeretnénk tenni.
    Példa: egy határidős projekten dolgozol, amelynek éppen a mélyén vagy, ráadásul nem is egyszerű. Felugrik az értesítés, hogy jött egy új leveled. A főnöködtől, hogy ASAP meg kell valamit csinálni. Gyorsan megnyitod hát a szükséges dolgokat, és két óra alatt elvégzed, amire a főnököd kért. Most már visszatérhetsz a félbehagyott munkádhoz. De mivel bonyolult, és éppen a közepén voltál valaminek, fél óra kell, hogy ismét belerázódj. 10 perc telik el, de ismét jön egy levél, hogy amit küldtél, az nem jó. Miért? Azért, mert gyorsan le akartad tudni, hogy folytathasd a projekted, de így most minden kezdődik előröl.
    Mi lett volna, ha mondjuk csak két óránként nézel levelet? Lehet, hogy sikerült volna befejezni addig a saját projekted, majd tiszta és higgadt fejjel elsőre jól meg tudod csinálni a főnököd által kért munkát. Lehet, hogy a főnök nem olyan boldog, mert nem ASAP kapta meg, de manapság minden ASAP kell mindenkinek, amiben én nem hiszek, csak nagyon kivételes esetekben.
    Amit én csinálok: semmi nincs nyitva azokon kívül, amelyek az _aktuális_ feladatomhoz kellenek. Zenét nem hallgatok, maximum valami zongora darabot (kivéve, ha nagyon favágó a munka). E-mail kliensem nem fut, telefonon nem lehet elérni (csak, ha nagyon kell) és minden más értesítés ki van kapcsolva. Egy kivételem van csak: naptár és emlékeztető bejegyzések, mivel azokat mindig elfelejtem :)
  • Tanulj meg pihenni! Hajlamosak vagyunk sokszor belefeledkezni a munkába. Úgy repül el 4-5 óra, hogy észre sem vesszük. Ez nem jó sem a gerincnek, sem a szemnek, sem az agyunknak. Egyáltalán nem jó semminek. Még magának a munkának sem, mert exponenciálisan csökken a teljesítményünk egy idő után.
    Amit én csinálok, hogy van egy alkalmazásom (OSX-re: Healthy Habits), amit úgy állítottam be, hogy 50 percenként szóljon, hogy pihenni kell. Amikor jelez, akkor az éppen aktuális szálat még elvarrom, majd rányomok, hogy OK, és akkor 5-10 percig a gép kikapcsol. Addig sétálok egyet, főzök egy teát, nyújtózok, stb. Kicsit keménynek hangzik, de muszáj korlátokat szabnunk saját magunknak, különben hamar a lejtő alján találjuk magunkat vagy mentálisan, vagy fizikailag.
  • Ne kapkodj! Amit itt fontos felismerni, hogy a kapkodás általában már egy következmény. A kiváltó okok többnyire ezek: túl sok mindent akarsz csinálni; túl sok a párhuzamos szál, amit csinálsz; túl gyorsan akarod csinálni; rossz sorrendben csinálod a feladatokat.
    Mindegyik egy külön nehézség, ezért erre kell figyelnünk, hogy észrevegyük: kapkodunk. Amikor én azon kapom magam, hogy éppen kapkodok, akkor lényegtelen, hogy éppen mit csinálok, azonnal kikapcsolom a monitort, és teszek egy kör sétát. Miért? Mert valószínűleg valamit nem jól csinálok. Ezalatt a kis pihenő alatt átgondolom, mi az oka a kapkodásnak, és megpróbálom eliminálni.
  • Hagyj időt magadnak mindenre! Nagyon sokszor látom, ahogy mások nem hogy egy perc időt nem hagynak két tevékenység között, még sokszor egymásra is szerveznek két eseményt. Egy régebbi Krav-maga edzőm csinálta azt, hogy 9-10-ig velem volt edzése Budapest egyik végében, majd 10-11-ig Budapest másik végében. Kérdeztem is tőle, hogy ezt hogy tudja megoldani? A válasz csak annyi volt: sehogy. Pont ugyanez igaz az átlag irodai dolgozónál is. Túlvállalja magát, és mivel úgysem tud mindent megoldani, ennek az a következménye, hogy: stresszel; mindenhonnan elkésik; a fontos dolgokról könnyen elterelődik a figyelme; egy idő után vagy testileg, és/vagy lelkileg kikészül.
    Én azt csinálom, hogy mindenre hagyok bőven időt. Valamit úgy érzem, hogy fél óra megcsinálni? Minimum egy órát számolok rá. 10-re oda kell érnem valahova? 10:50-et tervezek be célnak. Igaz, hogy így kevesebb dolgot tudsz elvégezni egy nap (valóban?), de az alábbi kérdéseket azért feltenném: a mennyiség, vagy a minőség a fontos? Robotok vagyunk, hogy percről percre kell élnünk? A munkáért élünk, vagy a munka egy kellő és hasznos dolog? Mások életét éljük, vagy a sajátunkat? 40 évesen akarunk kiégni, vagy egyáltalán soha?
    Tudom, hogy kemény kérdések, és a magyar cégvezetők jó része az ilyen kijelentésekért azonnal kirúgna egy alkalmazottat, de úgy gondolom, a saját igazunkért és egészségünkért ki kell állni. Amennyiben nem ezt tesszük, nem vagyunk mások, csak vezetett rabszolgák.
  • Priorizálj! Nagyon nehéz kimondani valamiről, hogy ezt nem fogjuk tudni megcsinálni. Én, mint szoftverfejlesztő sokszor kényszerülök erre, és nem vagyok vele egyedül. Sokan viszont nem mernek nemet mondani. Ennek általában a következménye a rengeteg túlóra, egészségi problémák, magánéleti problémák, és stb. Én azt mondom, vannak olyan helyzetek, amikor igenis meg kell harapnunk valamelyik ujjunkat, mert ha nem tesszük, csak rosszabb lesz. Ez persze egy vezetői perspektívából máshogy csapódik le, de én ekkor mindig fel szoktam tenni a kérdést: rendben, „A” kell, „B” is kell, de „C” is jó volna. Viszont az én/mi időnk csak 1 dologra elég. Melyik a legfontosabb?
    Olvastam annó Steve Jobs életrajzi könyvét, amiben sok minden volt írva arról, hogy Steve akár hajnal 2-kor is írt emailt a kollégáinak, amire választ várt. Azonnal. Vagy, hogy Steve szeretett olyan szűk határidőt adni, amit ép ember biztos nem adna, de valahogy mégis kész lett a munka. Ezt aláírom, zseniálisan hangzik, és amúgy Steve precizitásából és tisztán látásából egy cseppet nem vonnék le, de vajon megérte? Megérte 40-50 embertől elvenni azt a 4-5 hetet az életéből, hogy egy hónappal hamarabb kész legyen valamelyik Apple termék? Szerintem nem. Az életünk limitált, ezért nagyon okosan kell beosztanunk! Ezt pedig lehetetlen, ha nem priorizálunk, ha nem állítunk fel fontossági sorrendet.
    Sokan itt még abba a hibába esnek, hogy elfelejtik, hogy azzal, hogy egy nap 14 órát dolgoznak, nem feltétlen lesz jobb senkinek. Munkát mindig lehet csinálni, mindig lehet minden fontos, akármennyit is dolgozunk. Ezért ha jól tervezünk, akkor a káposzta és a kecske is megmarad. Emberi idő alatt is jól tudunk teljesíteni.
  • Ne keverd a magánéleted a munkával! Manapság nagy divat családostól menni céges vacsorákra, vagy csapatépítőre. Ezekkel nekem alapvetően nincs is semmi bajom (főleg, hogy szerencsére nagyon jó kollégákkal áldott meg a sors). A problémám ezzel az, hogy idővel és észrevétlenül a munka elkezd begyűrűzni a magánéletbe. Eljön majd az a pont, amikor bizonyos magánéleti döntések a munkától fognak függni. „Elmegyünk hétvégén kirándulni?” „Ahh, meg kell csinálnom ezt a reportot, amit XY kért, és tudod milyen, utána hogy állhatunk elé?”. Ez csak egy példa, de ha megnézel pár Hollywood-i filmet, akkor nagyon sokat találhatsz még.
    A másik fontos még itt, hogy legyen tisztán elhatárolható, meddig tart a munka egy nap, és mikor kezdődik. Ez segít abban, hogy nagyon hamar 100%-on tudj teljesíteni, és ne csak maszatolni ülj az asztal elé. Én például 8-kor szoktam reggel kezdeni, és általában 4-ig, vagy fél 5-ig szoktam dolgozni. Nagyon kivételes esetben változtatok ezen, akár hosszban, akár időzítésben. Az oka ennek az, hogy tervezhetővé válik a napom, és nem vállalom magam feleslegesen túl. Ami még hasznos, hogy ha egy géped van a munkára, és a magánéletre, akkor hozz létre két fiókot. Egyiket csak munkára, a másikat csak magán dolgokra használd. Így elkerülöd, hogy munka közben chat-en zargatnak, de azt is, hogy az esti filmnézés közben a főnöködtől jövő levelet kelljen olvasni.
  • Felejtsd el, hogy minden fontos. Ez talán a legnehezebb. És talán ez a problémáink és rossz teljesítményünk egyik alap oka. Mindenről azt gondoljuk, hogy az a legfontosabb. Ilyen pedig nem létezik. Mindig csak és kizárólag egy fontos dolog lehet. A többi sem elhanyagolható, de mindig egy az, ami a leglényegesebb.
    Szemléletes példa: égő házadból menekülsz ki, ahol rengeteg anyagi értéked van (készpénz, több milliós autó, méreg drága laptop). Ezen felül van még pár háziállatod, mondjuk egy macska, egy hörcsög, stb. És bent van a kislányod. Igazából, ha azt nézzük, a hörcsög is fontos, ha kötődsz hozzá, a készpénz is, ha semmi más tartalékod nincs, de normális ember nem fog gondolkozni azon, hogy a lánya-e a legfontosabb.

Ezek a jelenleg általam alkalmazott dolgok, amelyeket folyamatosan fejlesztek, bővítek. Jöhetnek a tippek, ki mivel segít saját magán! :)

Az időhiány valójában a fontossági sorrend hiánya.
Timothy Ferriss

Összes írásom →

Comments