Be ZEN

Timothy Ferriss - 9 szokás, amit most hagyj abba! írta: mudlee - July 08 2014

Manapság nagyon népszerűek a „mit csináljak” (vagy angolul: To Do) listák. Én sokszor próbáltam ezek szerint vezetni a napjaim, de elég sokszor kudarcot vallottam.
Az alábbi írás ennek az ellenkezőjét akarja elérni: határozd meg, mik azok, amelyeket biztos nem akarsz csinálni.
Az írás Tim Ferriss, a 4 órás munkahét szerzőjének az egyik podcast-je alapján készült.
A podcast itt hallgatható meg eredetiben: 9. rész - The 9 Habits to Stop Now -- The Not-To-Do List (angol).

A „mit ne csináljak” listák sokszor hatékonyabbak, mint a „mit csináljak” listák. Ennek az az oka, hogy amit nem csinálsz meg, az határozza meg, hogy mit tudsz igazából megcsinálni.
Javasolt, hogy egyszerre a listában lévő elemek közül egyel, vagy kettővel foglalkozz, csak azokra fókuszálva.

1. Ne válaszolj az ismeretlen vagy ki nem jelzett számról érkező hívásokra.
Ez nem más (a többi telefonhíváshoz hasonlóan), mint egy apróság, amely megszakít téged az aktuális tevékenységedben. Arra kényszerít, hogy átválts az aktuális tevékenységedről egy teljesen másikra, ami hatékonyság szempontjából nagyon rossz.
A másik fontos érv amellett, hogy miért ne vedd fel ezeket a hívásokat, hogy nem tudhatod, mire számíts. Lehet, hogy egy hosszú beszélgetés lesz, lehet csak egy marketing hívás. Hagyd, hogy az üzenetrögzítőre menjenek ezek a hívások, és majd te eldöntöd, hogy mikor szeretnél velük foglalkozni, egyben.

2. Ne nézz e-maileket közvetlen felkelés után, és lefekvés előtt.
Ha reggel nézel leveleket, akkor az képes a benned kialakult napi prioritásokat felborítani, így már a reggeled úgy fog indulni, ahogyan te nem szeretted volna. Ha este, akkor pedig egyszerűen csak álmatlan leszel, mert az e-maileken fog kattogni az agyad.
Hidd el, az e-mailek java várhat reggel 10-ig, vagy egészen addig, amíg legalább egy olyan dolgot meg nem csináltál, amit arra a napra kitűztél magadnak.

3. Ne fogadj el olyan meeting-felkéréseket, ahol nincs pontos, előre megírt terv, miszerint a megbeszélés zajlani fog.
Ha tisztán látod, meddig fog a megbeszélés tartani, nem fogja megkavarni a napra tervezett egyéb tevékenységeidet.
Fontos, hogy ebben a tervben legyen egy lista is, melyen azok a témák/kérdések szerepelnek, melyeket mindenképp érinteni kell. Nagyon kevés olyan megbeszélés van, amely tovább kell, hogy tartson, mint 30 perc, ha ügyesen strukturálod a beosztást. Általában ezek azért tartanak tovább, mert a résztvevők figyelmen kívül hagyják a fókuszpontokat.
A tiszta terv továbbá segít, hogy mindenki fel tudjon készülni előre, hogy ne az egymás tájékoztatásával menjen el az idő. Ezzel egymást is segítitek.

4. Ne hagyd, hogy az emberek elkalandozzanak megbeszélés közben.
Rövid, velős, lényegre törő beszélgetésekre törekedj. A „hogy vagy amúgy” jellegű kérdések hasznosak tudnak lenni és megvan a helyük, de általában teljesen felesleges udvariaskodás mindössze. Az ilyen kis udvariasságok nagyon sok időt visznek el. Ahhoz, hogy minél hamarabb sikerüljön eredménnyel zárni a beszélgetést, térj a lényegre. Nyilván, nem kell ezt durván tálalni, de legyen az eszedben, hogy mindennek megvan a helye és ideje. Ha ilyen kis csevegésekkel színesíted a beszélgetést, akkor arra kényszeríted magad és a beszélgető partneredet is, hogy kizökkenjetek abból, amit csináltok. Ez pedig hihetetlenül a hatékonyság ellen dolgozik.
Kezdésnek indulj innen: „Helló, hogy vagy, hogy telt a hétvégéd?”, és juss el legalább idáig első lépcsőnek: „Helló, remélem minden OK veled.”

5. Ne ellenőrizd állandóan az e-mailjeidet.
Hagyd, hogy picit gyűljenek, majd nézd meg őket naponta, előre meghatározott időkben. Tim azt ajánlja, hogy legyen ez napi két alkalom, de igazítsd a saját igényeidhez. A lényeg, hogy ne egy berögződött szokás legyen, ha épp nincs mit csinálnod.
Az, hogy állandóan a leveleződet frissíted, nem a legkonstruktívabb módja annak, hogy az idődet eltöltsd. Az e-mail felfogható úgy is, hogy a mások által meghatározott napirended. Gondolom te se szeretsz úgy élni, hogy minden nap mások határozzák meg a napod lefolyását, ugye?
Lehetne ezt az egészet ahhoz is hasonlítani, hogy a szennyesed se egyesével mosod, hanem egyben többet, mivel jóval hatékonyabb.

6. Ne kommunikálj többet, mint amennyi szükséges az olyan ügyfelekkel, akik nagyon sok befektetett időt vesznek igénybe kevés profitért cserébe.
Nem nagyon van tökéletes megoldás rá, és igazából a gondolat Bill Cosby-tól származik, de az az egy biztos, hogy ha mindenkinek örömöt akarsz szerezni, akkor az egyenes út a bukáshoz. Használd a Parateo-elvet, ami kimondja, hogy számos jelenség esetén a következmények 80%-a az okok mindössze 20%-ára vezethető vissza. Ez ugyanúgy igaz lehet a te profitodra is, de akár az életedre is.
Állíts fel új céges policy-t, melyet megküldesz ezen ügyfelek részére. Ebben meghatározhatod az e-mailek/telefonhívások számát, melyet maximálisan elfogadsz egy hónapban, mennyi a minimum rendelés, stb.

7. Ne dolgozz többet azért, hogy mindent elrendezz, ami éppen rád tornyosul.
Priorizálj. Ha nem teszed, akkor minden sürgősnek és fontosnak fog tűnni. Ha definiálod, jelenleg mi a legfontosabb feladat, akkor semmi más nem tűnhet fontosabbnak, vagy sürgősebbnek, mint az. Ez néha azzal járhat, hogy pusztán hagyod, hogy apróbb rossz dolgok következzenek be. Pl.: később hívsz vissza valakit, aki előtte keresett téged, akkor egy bocsánatkéréssel kell kezdened. Vagy például egy kis késedelmi díjat kell fizetned.
A lényeg, hogy a nagy, fontos és igazán sürgős dolgokkal végezz. Fontos, hogy azok a dolgok legyen legelöl, amik a legnagyobb változást hozzák a cégben, vagy az életedben.
Szóval, ha úgy érzed nincs időd, az igazság az, hogy nem priorizáltál rendesen. Gondolkozz jobban, ne dolgozz keményebben.

8. Ne legyen nálad a telefonod a hét minden napján, minden percében.
A telefon nem más, mint egy digitális póráz. Legalább egy napig kapcsold ki minden héten, vagy rakd el a szekrény mélyére. Ajánlott, hogy hagyd otthon, mert akkor nem eshetsz abba a hibába, hogy „na várj, bekapcsolom”.
Mi van akkor, ha csak másnap hívsz vissza valakit? Tim egyik olvasója így számolt be erről: „mi rossz történt? Egyszerűen semmi.” Nem dől össze a világ, ha nem érnek el egy napig, hidd el.

9. Ne várd el a munkádtól (illetve ne hagyd), hogy kiváltsa a személyes kapcsolatokat és/vagy a hobbikat.
Az élet nem csak a munkáról szól. Nem szabad, hogy csak a munkatársaid legyenek a barátaid. Ne hagyd, hogy a munkád a hétvégéd is kitöltse, mert nagyon hamar ki fogsz égni. Dolgozz akkor, amikor igazán produktív vagy, és fókuszálj arra, ami a legfontosabb.
Figyelj oda Parkinson törvényére.
Az egész hétvégén e-mailezés nem a legjobb módja az időd eltöltésének ezen a bolygón.


Használd ezeket a bekezdéseket úgy, ahogy neked a legjobb, de egyet ne felejts el: ahhoz, hogy a dolgokat igazán hatékonyan tudd véghez vinni, muszáj, hogy eltávolítsd a téged bármiféle módon megszakító körülményeket az életedből és a munkádból egyaránt.
Ha nem tudod, hogy milyen „To Do” listát rakj össze (sokan nem tudják), akkor csak fókuszálj arra, hogy mit ne csinálj.

Arra a délután négykor tapasztalható érzésre, hogy az ember még semmit sem csinált, találtak ki kifejezéseket, és így lett ennek az enyhe depressziónak a neve az, hogy NÉGYÜRESTÉR.
Douglas Adams

Összes írásom →

Comments